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旧 Nov 16th, 2004, 12:17     #1
kennedy-college
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默认 PMP C 走向管理的正规化和科学化

PMP C 走向管理的正规化和科学化
项目管理是第二次世界大战后期发展起来的重大新管理技术之一。虽然在此之前项目管理已广 泛 应 用 于 许 多 事 业 领 域, 如 工 程 建 设 项 目 和 新 产 品 开 发, 但 直 到 第 二 次 世 界 大 战 期 间 以 及 战 后, 它 作 为 管 理 技 术 复 杂 的 活 动, 或 需 要 多 学 科 协 作 的 活 动 的 一 种 特 殊 工 具 的 价 值, 才 完 全 被 认 识, 其 结 果 使 项 目 管 理 成 为 一 种 相 对 来 说 较 新 的 管 理 方 法, 得 到 迅 速 发 展 和 不 断 完 善。
  项 目 管 理 主 要 是 从 开 始 和 生 产大 型、 高 费 用、 进 度 要 求 严 的 复 杂 系 统 的 需 要 中 发 展 起 来 的。 美 国 在60 年 代 只 有 航 空、 航 天、 国 防 和 建 筑 工 业 才 愿 意 采 用 项 目 管 理。70 年 代 项 目 管 理 在 新 产 品 开 发 领 域 中 扩 展 到 了 复 杂 性 略 低、 变 化 迅 速、 环 境 比 较 稳 定 的 中 型 企 业 中。 到70 年 代 后 期 和80 年 代, 愈 来 愈 多 的 中 小 企 业 也 开 始 注 目 项 目 管 理, 将 其 灵 活 地 运 用 于 企 业 活 动 的 管 理 中, 项 目 管 理 技 术 及 其 方 法 本 身 也 在 此 过 程 中 逐 步 发 展 和 完 善, 到80 年 代, 项 目 管 理 已 经 被 公 认 为 是 一 种 有 生 命 力 并 能 实 现 复 杂 的 企 业 目 标 的 良 好 方 法。
  但 是, 项 目 管 理 也 并 非 万 能 管 理, 项 目 以 及 项 目 管 理 有 其 明 确 的 范 围 和 特 点。 开 始 一 项 新 的 事 业 之 前, 首 先 需 要 判 断 是 否 适 于 使 用 项 目 管 理, 项 目 开 始 后, 在 项 目 管 理 中 的 组 织、 计 划 以 及 控 制 等 诸 多 方 面 也 只 有 遵 循 项 目 管 理 的 基 本 原 则 以 及 基 本 方 法, 才 有 可 能 取 得 项 目 的 成 功。
  一、 项 目 以 及 项 目 管 理。
  什 么 叫 项 目 ? 项 目 一 种 一 次 性 的 工 作, 它 应 当 在 规 定 的 时 间 内, 由 为 此 专 门 组 织 起 来 的 人 员 来 完 成; 它 应 有 一 个 明 确 的 预 期 目 标; 还 要 有 明 确 的 可 利 用 的 资 源 范 围, 它 需 要 运 用 多 种 学 科 的 知 识 来 解 决 问 题; 没 有 或 很 少 有 以 往 的 经 验 可 以 借 鉴。
  项 目 可 以 是 建 造 一 栋 大 楼, 一 座 工 厂, 或 一 座 大 水 坝, 也 可 以 是 解 决 某 个 研 究 课 题, 例 如 研 制 一 种 新 药, 设 计、 制 造 一 种 新 型 设 备 或 产 品, 如 一 种 新 型 计 算 机。 这 些 都 是 一 次 性 的, 都 要 求 在 一 定 的 期 限 内 完 成, 不 得 超 过 一 定 的 费 用, 并 有 一 定 的 性 能 要 求 等。 所 以, 有 人 说 项 目 是 新 企 业、 新 产 品、 新 工 程、 新 系 统 和 新 技 术 的 总 称。
  由 此 可 见, 在 各 种 不 同 的 项 目 中, 项 目 内 容 可 以 说 是 千 差 万 别 的。 但 项 目 本 身 有 其 共 同 的 特 点, 这 些 特 点 可 以 概 括 如 下:
  1.项 目 由 多 个 部 分 组 成, 跨 越 多 个 组 织, 因 此 需 要 多 方 合 作 才 能 完 成;
  2.通 常 是 为 了 追 求 一 种 新 产 物 才 组 织 项 目;
  3.可 利 用 资 源 预 先 要 有 明 确 的 预 算;
  4.可 利 用 资 源 一 经 约 定, 不 再 接 受 其 他 支 援;
  5.有 严 格 的 时 间 界 限, 并 公 之 于 众;
  6.项 目 的 构 成 人 员 来 自 不 同 专 业 的 不 同 职 能 组 织, 项 目 结 束 后 原 则 上 仍 回 原 职 能 组 织 中;
  7.项 目 的 产 物 其 保 全 或 扩 展 通 常 由 项 目 参 加 者 以 外 的 人 员 来 进 行。
  (二) 项 目 管 理 及 其 特 点
  与 项 目 的 概 念 相 对 应, 项 目 管 理 可 以 说 是 在 一 个 确 定 的 时 间 范 围 内, 为 了 完 成 一 个 既 定 的 目 标, 并 通 过 特 殊 形 式 的 临 时 性 组 织 运 行 机 制, 通 过 有 效 的 计 划、 组 织、 领 导 与 控 制, 充 分 利 用 既 定 有 限 资 源 的 一 种 系 统 管 理 方 法。
  上 述 定 义 中 的“ 确 定 的 时 间 范 围” 应 该 是 相 对 短 期 的, 但 不 同 的 项 目 中 所 谓“ 相 对 短 期” 的 概 念 并 不 完 全 相 同。 例 如 一 种 新 产 品 的 研 制 开 发 可 以 是 半 年 至 二、 三 年, 工 业 建 设 项 目 可 能 是 三 至 五 年, 而 一 座 发 电 厂 的 建 设 期 可 能 更 长。
  项 目 管 理 具 有 以 下 基 本 特 点:
  1. 项 目 管 理 是 一 项 复 杂 的 工 作。 项 目 管 理 一 般 由 多 个 部 分 组 成, 工 作 跨 越 多 个 组 织, 需 要 运 用 多 种 学 科 的 知 识 来 解 决 问 题; 项 目 工 作 通 常 没 有 或 很 少 有 以 往 的 经 验 可 以 借 鉴, 执 行 中 有 许 多 未 知 因 素, 每 个 因 素 又 常 常 带 有 不 确 定 性; 还 需 要 将 具 有 不 同 经 历、 来 自 不 同 组 织 的 人 员 有 机 地 组 织 在 一 个 临 时 性 的 组 织 内, 在 技 术 性 能、 成 本、 进 度 等 较 为 严 格 的 约 束 条 件 下 实 现 项 目 目 标 等 等。 这 些 因 素 都 决 定 了 项 目 管 理 是 一 项 很 复 杂 的 工 作, 而 且 复 杂 性 与 一 般 的 生 产 管 理 有 很 大 不 同。
  2. 项 目 管 理 具 有 创 造 性。 由 于 项 目 具 有 一 次 性 的 特 点, 因 而 既 要 承 担 风 险 又 必 须 发 挥 创 造 性。 这 也 是 与 一 般 重 复 性 管 理 的 主 要 区 别。 项 目 的 创 造 性 依 赖 于 科 学 技 术 的 发 展 和 支 持, 而 近 代 科 学 技 术 的 发 展 有 两 个 明 显 的 特 点: 一 是 继 承 积 累 性, 体 现 在 人 类 可 以 沿 用 前 人 的 经 验, 继 承 前 人 的 知 识、 经 验 和 成 果。 在 此 基 础 上 向 前 发 展; 二 是 综 合 性, 即 要 解 决 复 杂 的 项 目, 往 往 必 须 依 靠 和 综 合 多 种 学 科 的 成 果, 将 多 种 技 术 结 合 起 来, 才 能 实 现 科 学 技 术 的 飞 跃 或 更 快 的 发 展。 因 此, 在 项 目 管 理 的 前 期 构 思 中, 要 十 分 重 视 科 学 技 术 情 报工 作 和 信 息 的 组 织 管 理, 这 是 产 生 新 构 思 和 解 决 问 题 的 首 要 途 径。
  创 造 总 是 带 有 探 索 性 的, 会 有 效 高 的 失 败 概 率。 有 时 为 了 加 快 进 度 和 提 高 成 功 的 概 率, 需 要 有 多 个 试 验 方 案 并 进。 例 如 在 新 产 品、 新 技 术 开 发 项 目 中, 为 了 提 高 新 产 品、 新 技 术 的 质 量 和 水 平, 希 望 新 构 思 越 多 越 好, 然 后 再 严 格 的 审 查、 筛 选 和 淘 汰, 以 确 保 最 终 产 品 和 技 术 的 优 良 性 能 或 质 量。 而 筛 选 淘 汰 下 来 的 方 案 也 并 不 完 全 是 没 用 的, 它 们 可 以 成 为 企 业 内 部 的 技 术 储 备, 这 种 储 备 越 多, 企 业 越 能 应 付 外 界 条 件 的 变 化 和 具 有 应 变 能 力。
  3. 项 目 有 其 寿 命 周 期。 项 目 管 理 的 本 质 是 计 划 和 控 制 一 次 性 的 工 作, 在 规 定 期 限 内 达 到 预 定 目 标。 一 旦 目 标 满 足, 项 目 就 失 去 其 存 在 的 意 义 而 解 体。 因 此 项 目 具 有 一 种 可 预 知 的 寿 命 周 期。
  项 目 在 其 寿 命 周 期 中, 通 常 有 一 个 较 明 确 的 阶 段 顺 序。 这 些 阶 段 可 通 过 任 务 的 类 型 来 加 以 区 分, 或 通 过 关 键 的 决 策 点 来 加 以 区 分。 根 据 项 目 内 容 的 不 同, 阶 段 的 划 分 和 定 义 也 有 所 区 别。 但 一 般 认 为 项 目 的 每 个 阶 段 应 涉 及 管 理 上 的 不 同 特 点 并 提 出 需 完 成 的 不 同 任 务。 表1 提 出 了 一 种 项 目 阶 段 的 划 分 方 法 并 说 明 每 个 阶 段 应 采 取 的 行 动。 无 论 如 何 划 分, 对 每 个 阶 段 开 始 和 完 成 的 条 件 与 时 间 要 有 明 确 的 定 义, 以 便 于 审 查 其 完 成 程 度。
  表1 项 目 阶 段 的 划 分
  
  项 目 管 理 需 要 集 权 领 导 和 建 立 专 门 的 项 目 组 织。 项 目 的 复 杂 性 随 其 范 围 不 同 变 化 很 大。 项 目 愈 大 愈 复 杂, 其 所 包 括 或 涉 及 的 学 科、 技 术 种 类 也 愈 多。 项 目 进 行 过 程 中 可 能 出 现 的 各 种 问 题 多 半 是 贯 穿 于 各 组 织 部 门 的, 它 们 要 求 这 些 不 同 的 部 门 作 出 迅 速 而 且 相 互 关 联、 相 互 依 存 的 反 应。 但 传 统 的 职 能 组 织 不 能 尽 快 与 横 向 协 调 的 需 求 相 配 合, 因 此 需 要 建 立 围 绕 专 一 任 务 进 行 决 策 的 机 制 和 相 应 的 专 门 组 织。 这 样 的 组 织 不 受 现 存 组 织 的 任 何 约 束, 由 各 种 不 同 专 业、 来 自 不 同 部 门 的 专 业 人 员 构 成。 因 此, 复 杂 而 包 含 多 种 学 科 的 项 目, 大 都 以 矩 阵 方 式 来 组 织, 这 是 一 种 着 眼 于 取 得 项 目 和 职 能 组 织 形 式 两 者 的 好 处 的 组 织 方 式。
  项 目 负 责 人( 或 称 项 目 经 理) 在 项 目 管 理 中 起 着 非 常 重 要 的 作 用。 项 目 管 理 的 主 要 原 理 之 一 是 把 一 个 时 间 有 限 和 预 算 有 限 的 事 业 委 托 给 一 个 人, 即 项 目 负 责 人, 他 有 权 独 立进 行 计 划、 资 源 分 配、 指 挥 和 控 制。 项 目 负 责 人 的 位 置 是 由 特 殊 需 要 形 成 的, 因 为 他 行 使 着 大 部 分 传 统 职 能 组 织 以 外 的 职 能。 项 目 负 责 人 必 须 能 够 了 解、 利 用 和 管 理 项 目 的 技 术 逻 辑 方 面 的 复 杂 性, 必 须 能 够 综 合 各 种 不 同 专 业 观 点 来 考 虑 问 题。 但 只 有 这 些 技 术 知 识 和 专 业 知 识 仍 是 不 够 的, 成 功 的 管 理 还 取 决 于 预 测 和 控 制 人 的 行 为 的 能 力。 因 此 项 目 负 责 人 还 必 须 通 过 人 的 因 素 来 熟 练 地 运 用 技 术 因 素, 以 达 到 其 项 目 目 标。 也 就 是 说 项 目 负 责 人 必 须 使 他 的 组 织 成 员 成 为 一 支 真 正 的 队 伍, 一 个 工 作 配 合 默 契、 具 有 积 极 性 和 责 任 心 的 高 效 率 群 体。

现在, 项目管理的概念已被广为接受, 应用于军事、 工业、 建筑等各个不同领域中。 但是项目管理也并非万能管理, 不是在任何场合都可以使用的。 项目管理只有在适当的条件下应用才有效, 是否需要采用项目管理的方式以及项目管理是否能发挥积极的作用, 取决于有关技术的复杂性, 组织的相互关系, 公共团体或用户的需求, 以及其他一些因素。 关于这个问题, 并没有一个简单划一的评判标准可遵循, 但一般来说, 应考虑以下几方面的因素:
  1. 必须是一个单一的、 可辨认的完整任务;
  2. 任务是复杂的, 且具有风险, 有赖于交叉组织与技术的相互依存;
  3. 任务的完成需要多个职能部门之间的同时配合协作, 而传统的职能组织对管理这样的任务 显得不充分;
  4. 任务具有一个明确的寿命周期与终止日期。
  根据到目前为止应用过项目管理的公司的经验, 应用项目管理除了有其必要性和适用性以外, 还有如下一些优点:
  1. 有更好的工作能见度和更注重结果;
  2. 对不同的工作任务可改进协调和控制;
  3. 项目成员有较高的工作热情和较明确的任务方向;
  4. 广泛的项目职责能够加速管理人员的成长;
  5. 能够缩短产品开发时间;
  6. 能够减少总计划费用, 提高利润率;
  7. 项目的安全控制较好。
  但与此相反, 应用项目管理也容易产生如下一些问题:
  1. 容易形成一种各项目与各职能部门之间职能技能重复, 从而职能组织忽视他们的工作, 而让项目组织替他们工作的倾向;
  2. 由于相对优先权的改变, 项目间人员流动频繁;
  3. 内部作业较复杂, 从而使管理也变得复杂;
  4. 有可能导致公司政策的应用不一致。

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